Janus-Mailadressen

Janus-Mailadressen

Nutzung 
Die Janus-Mailadresse darf  ausschließlich für Aufgaben im Rahmen der Vereinstätigkeit genutzt werden. Eine private Nutzung ist nicht erlaubt.

Keine Vertretungs- oder Abschlussbefugnis
Die Janus-Mailadresse verleiht keinerlei Vertretungsberechtigung für den Verein.
Es ist ausdrücklich untersagt, gegenüber Dritten rechtsgeschäftliche Handlungen vorzunehmen oder den Anschein einer entsprechenden Befugnis zu erwecken. Insbesondere ist es untersagt, ohne ausdrückliche Bevollmächtigung durch den Vorstand:

• Verträge abzuschließen oder anzubahnen,

• Aufträge, schriftliche Abstimmungen, Erklärungen, Angebote, Zusagen o.Ä., die schuldrechtlichen oder zeichnungsrechtlichen Charakter haben, abzugeben,

• rechtliche Verpflichtungen einzugehen,

• Erklärungen mit Außenwirkung für den Verein abzugeben.

Jegliche Kommunikation mit externen Dritten hat sich im Rahmen der jeweiligen Funktion zu bewegen und darf keine rechtliche Bindung für den Verein erzeugen. Die Geschäftsführung des Vereins liegt alleine beim Vorstand, sodass alle Verträge und Erklärungen grundsätzlich an den Verein, zu Händen des Vorstandes unter Angabe der Vereinsadresse zu richten sind. Zeichnungsberechtigt für den Verein ist allein der BGB-Vorstand.

Vertraulicher Umgang mit Daten
Personenbezogene Daten dürfen nur im Rahmen der Vereinsarbeit verwendet und nicht an private Mailadressen weitergeleitet werden. Bei Rundmails ist das BCC-Feld verpflichtend zu nutzen.

Zugangsdaten schützen
Zugangsdaten sind vertraulich zu behandeln und dürfen nicht an Dritte weitergegeben werden.

Sorgfalt bei E-Mails (IT-Sicherheit)
Anhänge oder Links aus unbekannten oder verdächtigen Quellen dürfen nicht geöffnet werden. Im Zweifel ist immer Rücksprache mit der Geschäftsstelle zu halten.

Verbindliche Übergabe bei Funktionswechsel
Beim Ausscheiden aus einer Funktion ist die Geschäftsstelle umgehend zu informieren. Vereinsrelevante Inhalte müssen erhalten bleiben und dürfen nicht eigenständig gelöscht werden.

Verstöße können haftungsrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.

Verpflichtungserklärung

Ich bestätige mit meiner Zustimmung:

• dass ich die Janus-Mailadresse ausschließlich für Zwecke des Vereins nutze und nicht privat verwende
• dass ich personenbezogene Daten vertraulich behandle und nicht unbefugt weitergebe
• dass ich meine Zugangsdaten sicher aufbewahre und nicht an Dritte weitergebe
• dass ich die Vorgaben zur IT-Sicherheit einhalte (insbesondere im Umgang mit Anhängen und Links)
• dass ich bei Beendigung meiner Funktion alle relevanten Informationen im System belasse und die Geschäftsstelle informiere

Keine Vertretungs- oder Abschlussbefugnis

Ich bestätige ausdrücklich:

• dass ich nicht berechtigt bin, den Verein rechtlich zu vertreten
• dass ich keine Verträge abschließe, Zusagen mache oder Verpflichtungen eingehe
• dass ich keine Angebote annehme oder abgebe, die als verbindlich verstanden werden können
• dass ich keine Preise, Leistungen oder Kooperationen verbindlich vereinbare
• dass ich im Zweifel vor externer Kommunikation Rücksprache mit Vorstand oder Geschäftsstelle halte

Mir ist bewusst, dass auch das Erwecken eines entsprechenden Eindrucks unzulässig ist.